Modern Slavery Act Statement

MS Amlin Corporate Services Limited Modern Slavery act (wet op moderne slavernij) Verklaring 2022

Deze verklaring¹ is gepubliceerd in overeenstemming met de Modern Slavery Act 2015 (de ‘Act’) en heeft betrekking op het boekjaar eindigend op 31 december 2022. Het  beschrijft de stappen die MS Amlin heeft ondernomen en  onderneemt om moderne slavernij en mensenhandel te voorkomen, zoals gedefinieerd in Bijlage A van de ‘Government’s 2017 Guidance’2 uitgegeven krachtens sectie 54(9) van de ‘Act’ en omvat de activiteiten die in de loop van 2022 zijn ondernomen om de risico’s van mogelijke slavernij in de toeleveringsketens en  bedrijfsactiviteiten van MS Amlin aan te pakken. MS Amlin zal deze Modern Slavery Act verklaring toevoegen aan het nieuwe online register voor moderne slavernij van de Britse regering welke na een toezegging van de Britse regering om de vereisten voor rapportage onder sectie 54 van de ‘Act’ aan te scherpen na haar raadpleging over transparantie in toeleveringsketens.

Bedrijfs- en bestuursstructuur MS Amlin

MS Amlin biedt inboedel-, schade- en maritieme verzekeringen, en herverzekeringen voor andere verzekeraars aan. MS Amlin maakt onderdeel uit van de wereldwijde verzekeringsgroep MS & AD Insurance Group Holdings. Wij zijn toegewijd aan de hoogste beginselen van persoonlijk en professioneel gedrag, en onze bestuursstructuur is ontworpen om te garanderen dat deze beginselen duidelijk zijn voor iedereen die voor MS Amlin werkt. MS Amlin zet zich in om al haar medewerkers met waardigheid en respect te behandelen, en hun mensenrechten en veiligheid op de werkplek te beschermen. MS Amlin heeft procedures en beleid opgesteld om te garanderen dat alle medewerkers eerlijk worden behandeld en eventuele zorgen/bezwaren grondig worden onderzocht. Wij laten ons leiden door ons streven om zaken te doen op een economisch en sociaal zinvolle manier en begrijpen onze verantwoordelijkheid omrisico’s van mensenhandel en moderne slavernij, waar nodig, te voorkomen, beperken en verhelpen, en om te allen tijde mensenrechten te respecteren in onze bedrijfsactiviteiten en toeleveringsketen.

Hoe wij moderne slavernij bij MS Amlin aanpakken: Ons beleid

Gezien de aard van de bedrijfsactiviteiten van MS Amlin, in de sterk gereguleerde sector van financiële dienstverlening, en de risicobeoordelingen die MS Amlin heeft uitgevoerd, is MS Amlin ervan overtuigd dat haar bedrijfsactiviteiten geen hoog risico hebben op het gebied van moderne slavernij en mensenhandel. Desalniettemin kunnen we niet zelfgenoegzaam zijn en kijken we voortdurend naar hoe we kunnen evolueren als reactie op veranderende omstandigheden. MS Amlin blijft zich volledig inzetten om de risico’s van moderne slavernij in haar eigen activiteiten en toeleveringsketen aan te pakken.

MS Amlin heeft een Gedragscode (de ‘Code’) die dient te worden ondertekend door al haar toeleveranciers van materialen. Deze Code beschrijft onze bedrijfswaarden en gedragsverwachtingen, en bevat een expliciete verplichting om te voldoen aan de ‘Act’, waaronder de eis dat leveranciers ervoor zorgen dat anderen in hun toeleveringsketen onze ethische waarden en procedures naleven. De Code biedt daarnaast aanwijzingen om indicaties van moderne slavernij te herkennen en verwijst uitdrukkelijk naar het feit dat elk vermoeden van of bezorgdheid over het schenden van de Code gemeld kan worden bij de onafhankelijke  klokkenluider hotline  van MS Amlin. Deze biedt een manier voor de medewerkers van MS Amlin en haar leveranciers om hun zorgen te uiten en melding te maken zonder bang te hoeven zijn voor repercussies. Er zijn geen kwesties met betrekking tot moderne slavernij of mensenhandel aan de orde gesteld via de klokkenluider hotline in 2022.

Contracten met leveranciers

MS Amlin werkt met gerenommeerde leveranciers en voert uitgebreide en proportionele due diligence onderzoeken uit met betrekking tot haar leveranciers om te garanderen dat wij niet onbedoeld moderne slavernij ondersteunen. Elke leverancier die wordt gecontracteerd op basis van de standaard contractvoorwaarden van MS Amlin is verplicht om te bevestigen dat alle werkzaamheden of diensten die worden uitgevoerd of producten die worden geleverd aan MS Amlin in overeenstemming zijn met alle toepasselijke wet- en regelgeving, normen en voorschriften, en industriële richtlijnen. De standaardvoorwaarden van MS Amlin bevatten daarnaast de verplichting voor een leverancier om in te stemmen met ons beleid, inclusief de Code, het recht op inspectie door ons en audits. Deze audits bestaan uit vooraf aangekondigde bezoeken aan vestigingen van de leverancier, en eventuele follow-up audits, om na te gaan of de oorzaak van een eventuele niet-naleving is verholpen.

We erkennen dat er altijd meer kan en moet worden gedaan, vooral als het gaat om het in kaart brengen van toeleveringsketens op meerdere niveaus stroomafwaarts. Wij dienen dit echter af te wegen tegen de uitdagingen die dit met zich meebrengt en ons vermogen om invloed uit te oefenen op ondernemingen verder in de keten. Zodat we extra due diligence uit kunnen voeren op verzoek van een klant op ondernemingen die een aantal stappen verder van ons af staan en waar onze inkoopmacht eventueel kleiner is. We zullen deze uitdagingen echter blijven aangaan, hierover transparant rapporteren en samenwerken met onze leveranciers om meer invloed uit te oefenen als  we aandachtsgebieden ontdekken in onze toeleveringsketen.

Beheren van de risico’s van slavernij en mensenhandel

Wij erkennen dat er aandachtsgebieden binnen ons bedrijf zijn waar de risico’s van moderne slavernij en mensenhandel eventueel groter zijn als deze niet goed worden beheerd. We hebben bijvoorbeeld geïdentificeerd dat ondersteunend personeel binnen onze facilitaire activiteiten, d.w.z. de uitbesteding van schoonmaak-, beveiligings- en onderhoudsdiensten, en binnen onze toeleveringsketen, het meest kwetsbaar is voor slechte arbeidsomstandigheden. Wij hebben stappen ondernomen op de gebieden waar we een hoger risico hebben geïdentificeerd om deze risico’s te beperken. Net als voor ons facilitaire team zorgen we bijvoorbeeld dat een urenregistratie wordt bijgehouden voor al het ondersteunende personeel. Hierdoor garanderen we dat niemand buitensporig lang werkt.

Effectiviteit in het garanderen dat moderne slavernij en mensenhandel niet  plaatsvinden in het bedrijf en de toeleveringsketens

MS Amlin is doelgericht in de manier waarop het haar leveranciers selecteert en met hen omgaat. Hierbij beoordelen we continu, als onderdeel van onze bestaande inkoopprocessen, onze leveringscontracten op grootte en risicoprofiel en op het risico van de aanwezigheid van moderne slavernij en/of mensenhandel. Door de aard van de activiteiten van MS Amlin, onze solide wervings- en selectieprocedures en eenduidige toeleveringsketens, zijn wij van mening dat er een zeer laag risico is op slavernij, dienstbaarheid, gedwongen of verplichte arbeid of mensenhandel in enig onderdeel van onze bedrijfsactiviteiten of onze toeleveringsketens. Wij werken samen met leveranciers die zich zorgen maken over hun eigen werknemers, de kwaliteit van hun diensten en hun impact  op hun omgeving omdat wij ervan overtuigd zijn dat zij de beste zakenpartners voor de lange termijn zijn. Zoals hierboven vermeld, wordt er, voordat we met een strategische zakenpartner in zee gaan, een due diligence onderzoek uitgevoerd om te garanderen dat onze belangrijkste leveranciers onze waarden delen.

MS Amlin klokkenluider- en Speak Up-beleid

In 2021 zijn we begonnen met het geven van bewustwordingstrainingen aan specifieke medewerkers opdat zij zich bewust werden van vraagstukken/problemen met betrekking tot moderne slavernij en mensenhandel. Hierin was bovendien inbegrepen welke stappen medewerkers kunnen nemen via het interne klokkenluiders- en Speak Up-proces indien zij een mogelijk geval van slavernij of mensenhandel waarnemen. In de toekomst zal deze training onderdeel zijn van het introductieprogramma van specifieke nieuwe medewerkers. Het klokkenluider- en Speak Up-beleid van MS Amlin wordt proactief gepubliceerd binnen de MS Amlin organisatie en ondersteund door een verplicht trainingsprogramma voor alle medewerkers. Het beleid omvat procedures op grond waarvan iedereen binnen MS Amlin, die zich zorgen maakt over moderne slavernij of mensenhandel binnen of met betrekking tot MS Amlin of één van haar partners in de toeleveringsketen, zijn/haar/hun bezorgdheid kan melden zonder angst voor represailles en/of repercussies als gevolg hiervan. Deze meldprocedures helpen MS Amlin bij het toezien op en herzien van eventueel geïdentificeerde risicogebieden en garanderen dat MS Amlin geschikte en proportionele risicobeheersystemen blijft ontwikkelen om elke vorm van slavernij, dienstbaarheid, gedwongen of verplichte arbeid en mensenhandel in onze toeleveringsketen tegen te gaan. Het is onze intentie om te garanderen dat de aandacht voor de risico’s van moderne slavernij in 2023 op  de voorgrond van alle belangrijke medewerkers blijft staan, zodat hun begrip en bewustzijn van de risico’s van moderne slavernij en mensenhandel worden vergroot. Wij geloven dat deze focus de capaciteit van onze medewerkers zal vergroten om

de risico’s van moderne slavernij binnen de onderneming te begrijpen en beheren. Dit zal dienen om het toezicht te verbeteren en te garanderen dat eventuele vraagstukken/problemen effectief worden gerapporteerd.

Deze verklaring werd op 6 juni 2023 namens MS Amlin goedgekeurd door de directie van MS Amlin Corporate Services Limited en namens deze ondertekend door Matthew Pasterfield, Director, MS Amlin Corporate Services Limited.